Não importa o tamanho, a região geográfica ou o segmento de negócio que a empresa atue, quando se fala em seleção e compra do ERP a grande maioria dos gestores sofrem do mesmo mal: todos acham que vai ser um processo relativamente fácil e que eles têm plena condição de fazer isso… Não poderiam estar mais enganados!!!
Quero contar um caso.
Há algum tempo atrás fui contratado por uma empresa de médio porte da área de serviços técnicos, que estava há dois anos tentando selecionar um ERP. O seu Diretor (profissional experiente, que trabalhou em multinacionais e já tinha participado de projetos de ERP), que estava conduzindo o processo, me contratou para “terminar a seleção”, onde ele me disse na primeira reunião: “só quero que você confirme que este fornecedor é o certo, já fiz tudo, e só preciso dessa confirmação”. Depois de fazer um diagnóstico, comecei o processo novamente, agora envolvendo de forma constante todas as pessoas-chave da empresa, onde, depois de 7 meses selecionamos e contratamos o fornecedor, que não foi o que o Diretor queria (inclusive o mesmo foi descartado logo no início do processo), e o fornecedor que o Diretor tinha descartado na primeira reunião foi o vencedor do processo… só que agora, tudo ocorreu com a participação de todas as pessoas-chave, conhecendo os pontos fortes e fracos do fornecedor, com uma análise apurada das necessidades e das potencialidades e ainda sem qualquer risco desconhecido no processo. Sem contar que, durante as negociações, conseguimos reduzir o investimento na proposta de um pouco mais de R$1 milhão para R$500 mil, com poucos ajustes no escopo.
O ERP tem como principal função suportar todos os processos de uma empresa, ele é a base para uma execução padronizada, integrada, monitorada e controlada, onde a produtividade de todos os usuários tende a ter um aumento expressivo, além de mitigar riscos operacionais e aumentar expressivamente a qualidade das informações.
Não dá para as empresas serem competitivas nos dias atuais sem ter um ERP adequado implantado.
Basicamente, ao analisar um ERP, você tem que levar em conta o seu ecossistema, as características dos fornecedores, os serviços embarcados, as tecnologias envolvidas, a construção e as regras de negócio do sistema, as condições contratuais, os investimentos atuais e futuros e as projeções de cenário dos fornecedores. Tudo isso comparando os fornecedores entre si e com as necessidades e características atuais e futuras da sua empresa, executando este processo num modelo participativo com as pessoas-chave, apoiado em padrões e processos definidos e com objetivos bem claros.
Vamos fazer um passo a passo
Selecionar e comprar um ERP é um projeto que pode demorar de um mês a mais de um ano, dependendo do porte e da complexidade das operações da empresa. Você vai alocar bastante tempo das pessoas-chave, vai precisar ser feito de forma constante e com um bom nível de prioridade na agenda de todos.
O processo abaixo não é adequado para microempresas ou empreendedores individuais, onde, em outro momento, vou montar um artigo específico sobre o tema.
01) Abra o projeto definindo claramente o porque que você está querendo comprar um ERP
Na grande maioria das empresas, um gestor é que toma a decisão que vai comprar um novo ERP e não costuma definir e nem comunicar adequadamente os motivos para isso e nem os objetivos que quer ter com a troca do ERP… isso pode mudar tudo!!!
Por exemplo, se o foco está nas operações atuais, pode gerar demandas e esforços completamente diferente se o foco for preparar a empresa para uma potencial fusão com uma multinacional. Os esforços, os investimentos e as expectativas são diferentes.
Coloque tudo num documento de abertura de projeto.
02) Faça um diagnóstico da sua empresa
Quais sistemas você utiliza atualmente? Como está a receptividade da equipe para um projeto de ERP? Quais são os seus processos mais críticos? Quais são os fatores competitivos para o seu negócio? Quais são as projeções? Essas e muitas outras perguntas precisam ser feitas e respondidas.
03) Avalie se você tem condições de fazer o processo de seleção agora
Tenho condições de arcar com os potenciais investimentos num ERP? Tenho competência interna para conduzir este processo? A minha empresa tem condições de alocar todo o tempo necessário para a seleção? Vou ter como dar continuidade ao ciclo do ERP, fazendo, em seguida, a implantação do ERP? Muitas empresas podem tomar a decisão de esperar a melhor época do ano para executar a seleção ou ainda definir que só vão fazer o projeto depois de conseguir fazer uma reserva financeira para iniciá-lo.
04) Defina todos os processos atuais (AS-IS) e futuros (TO-BE) da sua empresa
Conhecer todos os seus processos atuais é de fundamental importância para a sua gestão como um todo, e aqui ele serve de base para você projetar um processo futuro. Que vai compor a RFP (Request for Proposal – Pedido de Proposta) da seleção do ERP.
A situação ideal é que você tenha todos os seus processos atuais modelados antes de iniciar a seleção do ERP e focar somente nos processos futuros, mas isso poucas vezes acontece.
Como projetar esse processo futuro? Essa é uma das grandes dificuldades aqui, mas uma imersão sobre as possibilidades e o uso de técnicas de modelagem de processos TO-BE, vão ajudar bastante
05) Monte o processo de Seleção do ERP
A base do processo de seleção já está sendo sugerida neste artigo, entretanto você pode tomar decisões de adequações de acordo com as suas características e pelas experiências que você já tem.
Outro ponto relevante é que o processo de seleção deve ser feito com base em parâmetros quantitativos e qualitativos e esses parâmetros têm que ter pesos que você vai definir previamente.
Neste momento você também deve construir um cronograma macro do projeto, montar os recursos de gestão (orçamentos, riscos, etc.) e já engajar as pessoas-chave da empresa.
06) Elabore a RFP e o Manual do Fornecedor
Monte a RFP com bastante cuidado, e sempre envolvendo as pessoas-chave da empresa.
Esta tarefa é muito difícil, visto que, na grande maioria das vezes, as pessoas envolvidas têm limitações de entendimento sobre as possibilidades (de processos, de serviços e de tecnologias), não conhecem conceitualmente os trabalhos que fazem e/ou tem dificuldades de projetar situações ideias ou futuras.
Depois da RFP montada, elabore o Manual do Fornecedor, detalhando todo o processo de seleção, os parâmetros que serão usados para o processo e apresentando a empresa aos potenciais fornecedores.
Junto do Manual do Fornecedor você pode incluir um Contrato de Confidencialidade com o fornecedor… durante o processo de seleção, você vai estar abrindo muitas informações da sua empresa para a equipe deles.
07) Recrute os fornecedores
Por incrível que pareça, esta atividade pode levar mais tempo do que você imagina e pode gerar mais trabalho do que você gostaria.
Dependendo do seu porte, tipo de negócio e localização geográfica, você pode ter dezenas de opções de fornecedores, mas, muitos desses fornecedores, estão buscando (corretamente) qualificar os seus potenciais clientes desde o primeiro contato e não estão entrando em todos os processos seletivos que aparecem (vender custa caro).
Os fornecedores podem querer levantar mais informações contigo antes de decidir se vão participar ou não do processo e você poderá ter muitas empresas declinando da oportunidade devido a porte, momento da empresa ou escopo do projeto.
Costumo ter como objetivo recrutar de 8 a 20 fornecedores nesta fase.
08) Primeira peneirada
Normalmente nesta etapa os fornecedores respondem a RFP, emitem uma proposta inicial (com possibilidade de mudança caso tenha informações adicionais) e realizam uma apresentação resumida (de +/- 2 horas) para o gestor do projeto de seleção do ERP e algumas pessoas-chave.
Com base nas informações e impressões coletadas, o gestor do projeto e as pessoas-chave ajustam os parâmetros do projeto e selecionam de 3 a 6 empresas que vão passar para a segunda peneirada do processo.
09) Segunda peneirada
Nesta etapa temos três grandes grupos de atuação, que são:
=> Avaliação Técnica-Funcional: nela as pessoas-chave da empresa vão estudar a fundo todos os recursos, características e regras de negócio do ERP e de todos os parâmetros do ecossistema do ERP (banco de dados, serviços associados, tecnologias, etc.). Normalmente esta avaliação pode durar de 2 dias a 1 mês por fornecedor.
=> Avaliação Complementar: nela será analisada a estrutura do fornecedor e/ou do seu canal, sua reputação e confrontação de referências.
=> Avaliação da Proposta: além de colocar energia para apoiar os fornecedores na construção das melhores propostas possíveis, neste momento você começa a avaliar todos os parâmetros envolvidos nelas e já solicita alguns ajustes.
10) Avaliação dos fornecedores
Aqui você vai juntar os relatórios de Avaliação Técnica-Funcional, Avaliação Complementar e as Propostas e o grupo vai fazer uma análise apurada dos fornecedores, separando os que eventualmente não mais estão envolvidos no processo, os que podem até ser selecionados mas que não são as melhores opções e os fornecedores que são as melhores opções.
Um dos pontos mais críticos deste processo é fazer alinhamento orçamentário com estruturas de entrega e de custeio completamente diferentes.
11) Negociação
Neste momento o processo de negociação começa e todos os parâmetros financeiros e não financeiros são levados em consideração, inclusive escopos e modelos de implantação podem ser ajustados e colocados na pauta.
Existem inúmeras possibilidades e técnicas envolvidas aqui.
No final do processo o grupo toma a decisão de qual fornecedor principal será contratado e quais são os fornecedores alternativos.
12) Análise e negociação dos contratos
Com os fornecedores potenciais previamente escolhidos, uma análise apurada deve ser feita dos contratos e ser verificado se todos os pontos colocados no processo de seleção estão ali contidos e se não tem outros riscos embarcados neles.
Você deve tomar muito cuidado neste momento, muitos fornecedores colocam “pegadinhas” no contrato ou omitem situações que vão gerar despesas e problemas futuros.
Já vi empresas que foram desqualificadas neste momento por não aceitar mudanças no contrato e por tentar impor padrões que não foram discutidos nas outras fases da seleção.
A fornecedora selecionada tem os seus contratos assinados.
13) Encerramento da seleção do ERP
Você deve consolidar e distribuir todo o aprendizado que ocorreu durante o projeto de seleção… é uma época muito rica de conhecimentos.
Além disso, de acordo com o perfil da sua empresa, é interessante marcar este momento com alguma comemoração com os participantes. Muito provavelmente, a partir deste momento todos eles vão participar intensamente da implantação do ERP e precisam estar motivados e envolvidos no projeto.
Agora você está um pouco melhor preparado para esta empreitada. para finalizar, quero lembrá-lo que a seleção e compra do ERP é uma atividade colegiada, com responsabilidades e ações distribuídas. Por mais que você saiba conduzir o processo não deixe de explorar as perspectivas e habilidades das demais pessoas-chave da empresa.
Mauro Oliveira | Consultor especialista ERP | linkedin.com/in/maurooliveiraonline/